Project manager – czym się zajmuje i jak zacząć pracę w zarządzaniu projektami?

Project manager nie jest po prostu szefem zespołu

Zarządzanie zespołem zwykle dotyczy stałej grupy pracowników i jej codziennego funkcjonowania. Menedżer może odpowiadać za rozwój osób, podział obowiązków, wyniki działu oraz długofalowe cele.

Projekt ma natomiast konkretny początek, zakres i moment zakończenia. Project manager może współpracować z osobami z różnych działów, które zostały zaangażowane tylko na czas realizacji danego zadania, przy czym nie zawsze jest ich bezpośrednim przełożonym. Mimo to powinien potrafić organizować współpracę, wyjaśniać priorytety i pilnować wspólnych ustaleń.

Najważniejsza różnica polega więc na celu pracy. Kierownik zespołu dba o jego stałe funkcjonowanie, a osoba odpowiedzialna za zarządzanie projektami prowadzi określone przedsięwzięcie od pomysłu do podsumowania rezultatów.

Co dzieje się między pomysłem a gotowym rezultatem? Czyli co robi project manager

Odpowiedź na pytanie, co robi project manager może zależeć od rodzaju projektu. Inaczej wygląda wdrożenie nowej usługi, a inaczej organizacja konferencji. Zazwyczaj jednak project manager zazwyczaj odpowiada za:

• określenie celu i zakresu projektu – ustala, co ma powstać i jakie działania nie należą do zadania,
• przygotowanie harmonogramu – dzieli pracę na etapy, wyznacza terminy i zależności między zadaniami,
• planowanie budżetu – szacuje koszty i kontroluje wydatki,
• koordynację zespołu – ustala odpowiedzialność, prowadzi spotkania i monitoruje postępy,
• komunikację z interesariuszami – przekazuje informacje klientowi, zarządowi lub innym osobom zaangażowanym w projekt,
• zarządzanie ryzykiem – przewiduje możliwe przeszkody i przygotowuje sposoby reagowania,
• kontrolę jakości – sprawdza, czy rezultat spełnia przyjęte wymagania.

W praktyce plan może wymagać zmian, np. ze względu na to, że dostawca opóźnia realizację, koszt usługi rośnie albo klient zgłasza dodatkową potrzebę. Dobry project manager nie próbuje udawać, że problemu nie ma, zamiast tego ocenia jego wpływ na termin, koszty i zakres, a następnie przedstawia możliwe rozwiązania.

Jakie narzędzia wykorzystuje project manager?

Narzędzia pomagają uporządkować zadania, lecz nie zastępują dobrej komunikacji. W zależności od organizacji project manager może korzystać z systemów do zarządzania projektami, tablic z zadaniami, arkuszy kalkulacyjnych, komunikatorów oraz aplikacji do tworzenia harmonogramów.

Warto poznać między innymi:

• narzędzia do planowania i monitorowania zadań, takie jak Jira, Trello lub Asana,
• arkusze kalkulacyjne wykorzystywane do budżetów i raportów,
• wykres Gantta pokazujący przebieg projektu w czasie,
• tablice Kanban ułatwiające obserwowanie przepływu pracy,
• rejestr ryzyk i dokumentację najważniejszych decyzji.

Znaczenie ma również znajomość różnych podejść do prowadzenia projektów. W części organizacji stosuje się metody tradycyjne, w innych zwinne, takie jak Scrum. Nie trzeba znać wszystkich modeli na początku, ale warto rozumieć, dlaczego różne projekty mogą wymagać innych sposobów pracy.

Jakie kompetencje warto rozwijać, gdy chce się zostać project managerem?

W pracy project managera wiedza organizacyjna łączy się z umiejętnościami interpersonalnymi. Przydatne są przede wszystkim:

• planowanie i ustalanie priorytetów,
• jasne formułowanie oczekiwań,
• negocjowanie i rozwiązywanie konfliktów,
• analizowanie danych, kosztów i ryzyka,
• odporność na zmiany oraz presję czasu,
• umiejętność prezentowania decyzji i rekomendacji.

Studia z zakresu zarządzania, biznesu, informatyki, logistyki czy marketingu mogą pomóc zrozumieć procesy zachodzące w organizacjach. Szczególną wartość mają zajęcia projektowe, podczas których trzeba podzielić role, zaplanować działania i wspólnie doprowadzić zadanie do końca.

Uniwersytety WSB Merito stawiają na praktyczność, warsztaty, projekty i rozwijanie kompetencji potrzebnych pracodawcom. Taka forma nauki pozwala ćwiczyć współpracę, zarządzanie zadaniami i prezentowanie efektów, czyli umiejętności wykorzystywane później w pracy projektowej.

Jak zdobyć pierwsze doświadczenie projektowe?

Osoby zastanawiające się, jak zostać project managerem, nie muszą od razu szukać stanowiska kierowniczego. Pierwszym krokiem może być udział w projekcie studenckim, kole naukowym, wolontariacie, stażu albo organizacji wydarzenia.

Warto zacząć od niższego zakresu odpowiedzialności:

• koordynowania jednego etapu pracy,
• prowadzenia harmonogramu,
• przygotowywania podsumowań spotkań,
• kontaktu z dostawcami lub partnerami,
• monitorowania terminów i zgłaszania ryzyk.

Takie doświadczenia można opisać w CV, wskazując cel projektu, swoją rolę, wykorzystane narzędzia i osiągnięty rezultat.

Project manager – najczęściej zadawane pytania

Czy project manager musi znać branżę, w której prowadzi projekt?

• Wiedza branżowa ułatwia pracę, ale równie ważne są umiejętności planowania, komunikacji i organizacji. Specjalistyczne szczegóły dotyczące danego projektu project manager może konsultować z ekspertami produktowymi w zespole.

Czy można zostać project managerem bez doświadczenia w zarządzaniu ludźmi?

• Wiele osób zaczyna karierę project managera jako koordynator projektu, członek zespołu albo specjalista odpowiedzialny za wybrany obszar i z czasem przejmuje większą odpowiedzialność.

Jakie studia pomagają wejść do zarządzania projektami?

• Dobrym wyborem są kierunki związane z zarządzaniem, biznesem, informatyką, logistyką lub marketingiem. Sprawdź ofertę Uniwersytetów WSB Merito i wybierz studia, które pozwolą Ci rozwijać kompetencje projektowe podczas praktycznych zajęć.