W wielu sytuacjach zawodowych listy elektroniczne wyparły już tradycyjną korespondencję. Choć chętnie i często piszemy e-maile, to jednak nadal zdarza się nam zapominać o zasadach i dobrych obyczajach rządzących tą formą wymiany informacji.
Sposób, w jaki piszemy e-maile, świadczy nie tylko o naszej pozycji zawodowej, ale także o znajomości reguł dobrych obyczajów. Dlaczego warto poświęcić kilka słów na kurtuazyjny wstęp? Jaką rolę pełnią w e-mailach słowa podziękowania? Dlaczego należy unikać żargonu zawodowego w korespondencji? Jaki styl jest w korespondencji elektronicznej wskazany? Od jakich fraz zaczynać list? Zapraszam do zapoznania się ze wskazówkami dotyczącymi pisania e-maili w miejscu pracy.
Kurtuazja na początku
Uprzejmość kształtuje wizerunek oraz wpływa na to, jak postrzegają nas inni. Szczypta kurtuazji nie szkodzi, a wręcz przeciwnie: buduje obraz osoby, z którą miło się współpracuje. Jeśli z adresatem listu elektronicznego łączą nas bliższe relacje, przed przejściem do sedna sprawy warto pozwolić sobie na sympatyczny wstęp. Można nawiązać do ostatniego spotkania („Nasza rozmowa była owocna.”), wydarzenia branżowego („Mam nadzieję, że konferencja była ciekawa.”), a nawet urlopu („Z energią wracam do moich obowiązków.”). Nie chodzi oczywiście o to, by wchodzić w szczegóły i dopytywać, bo może to zostać uznane za zachowanie obcesowe – wystarczy kurtuazyjna wymiana uprzejmości. E-mail warto również zacząć od podziękowania: za wiadomość, otrzymany raport, dołączony dokument lub ostatnią rozmowę. Adresatowi będzie miło, jeżeli potwierdzimy, że doceniamy to, co dla nas zrobił.
Kwestia języka
W e-mailach mile widziana jest zwięzłość oraz styl zbliżony do języka mówionego. Nie oznacza to oczywiście, że można pisać niechlujnie, zapominając o regułach oraz dobrych obyczajach. Chodzi o to, by nie używać górnolotnych lub zbyt formalnych fraz, które przypominają urzędową korespondencję. Warto pamiętać, że e-maile mają swobodniejszy
charakter niż służbowe listy na papierze. Należy wystrzegać się błędów i irytujących literówek, ponieważ to właśnie one psują obraz oraz wystawiają nam świadectwo osób, które nie dbają o detale. W korespondencji z ludźmi spoza branży warto unikać zawodowego żargonu, jaki jest znany tylko wtajemniczonym. Niezrozumienie doprowadza do nieporozumień, które mogą mieć nieprzewidziane konsekwencje. Ostrożność należy także wykazać wtedy, kiedy kuszą nas słowa pochodzenia obcego (np. z angielskiego), które mogą być niezrozumiałe dla odbiorcy spoza naszego kręgu zawodowego.
Powitanie
O słowie „witam”, od którego wiele osób rozpoczyna e-maile, powiedziano i napisano już wiele. Mimo, że już dawno zostało ono skrytykowane przez polonistów i ekspertów od dobrych obyczajów, nadal jest w użyciu. Przypomnijmy, że witać może jedynie osoba, która jako gospodarz przyjmuje kogoś w swoich progach, a nie nadawca listu. Aby nie narażać się na posądzenie o brak manier i arogancję, należy więc wykreślić ten początek z e-mailowego słownika. Istnieje wiele innych, lepszych sposobów na rozpoczęcie elektronicznego listu, np.: „Dzień dobry” (w kontaktach partnerskich), „Szanowna Pani/ Szanowny Panie” (w tonie formalnym) oraz „Cześć” lub „Hej” (tylko w sytuacjach swobodnych).
Podsumujmy
W korespondencji elektronicznej niewskazane są:
· górnolotne stwierdzenia, których nie używa się w języku mówionym,
· słowa pochodzenia obcego oraz żargon zawodowy w kontakcie z osobami spoza branży,
· błędy gramatyczne, ortograficzne oraz tzw. literówki.
W listach e-mailowych warto:
· pamiętać o odpowiedniej frazie powitalnej,
· rozpoczynać od kurtuazyjnego wstępu,
· wyrazić podziękowania,
· formułować myśli w zwięzły sposób.
